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Móveis de escritório e acústica

nov , 29
Móveis de escritório e acústica

Começam a trabalhar pelas nove, entram com um copo de plástico cheio de café fumegante numa mão. A mala com o computador portátil na outra. Cumprimentam meia dúzia de colegas com um sonoro “bom dia” e as outras duas dúzias com acenos rápidos de cabeça. Pelo caminho são esquecidos cumprimentos a umas 15 pessoas que já estão absortas nas suas conversas telefónicas e quando finalmente alcançam o seu posto de trabalho, conseguem interromper o colega da direita com uma pergunta fatual “que chuva, heim?” e distrair a colega da esquerda com um ruidoso movimento na cadeira antes de se prepararem para mais um dia de trabalho perguntando com um berro ao colega de frente: “João, os relatórios já estão prontos?”. Assim é a vida num open space!

Na hora de projetar ou remodelar o espaço do seu escritório, pode ficar na dúvida entre salas fechadas ou um open space que é utilizado atualmente pela maioria das empresas, particularmente as start-ups que optam por espaços abertos projetados para acomodar todos os colaboradores. As razões pelo qual o fazem são múltiplas mas a encabeçar a lista está a otimização de espaços e a redução de custos.

Mas a solução nem sempre agrada aos funcionários. Alguns ficam descontentes com a falta de privacidade e anseiam por um lugar onde se possam concentrar. Além do mais, um open space tende a oferecer uma visão aborrecida de secretárias em fila, coladas umas às outras, onde cada pessoa fica em frente a um colega e ao lado de outros dois.

Alguns defendem que a idéia é que assim, em estreita  colaboração uns com os outros, os funcionários possam ver e ouvir tudo e terem um rendimento mais eficaz. O problema é que qualquer grupo de trabalhadores tem ritmos, tarefas, comportamentos e disposições diferentes. E há que reconhecê-lo. Há momentos em que precisam de partilhar informação, reunir, colaborar e há momentos em que precisam de se isolar, ficar sossegados, refletir. Complicado, não é? Ainda assim a moda veio para ficar e agora vai perceber porquê.

Vantagens Do Escritório Open Space

Custos menores

Os escritórios abertos são mais económicos porque permitem a acomodação de mais pessoas em menos espaço. Uma vantagem particularmente importante para pequenas empresas e start-ups.

Também as contas de eletricidade, aquecimento e ar-condicionado são reduzidas porque o espaço apesar de grande, é menor do que aquele que teria de arranjar se fosse necessário alojar todos os funcionários em salas fechadas. A par, a iluminação fica mais em conta porque é usada com menos frequência, devido ao facto de um open space ser mais leve e arejado.Comunicação facilitada

É mais eficiente, rápido e fácil comunicar em open space. Não há desperdício de tempo entre percursos para os diferentes escritórios, porque todos estão no mesmo sítio e as ideias fluem livremente com toda a gente na mesma sala. O open space permite ainda que os vários departamentos se reúnam de forma eficaz e produtiva e que impere o bom relacionamento pessoal e profissional entre todos.

Num open space pode-se reduzir tempo de espera por respostas que se conseguem no imediato. Se tem uma pergunta a fazer à Alice da contabilidade, só precisa de levantar a cabeça e chamá-la. Isso é improvável num escritório com diversas salas onde nem todos sabem o que verdadeiramente está a acontecer na empresa. A comunicação fica facilitada num open space já que a pessoa com quem queremos falar ou de quem precisamos de uma opinião está a distância de um braço. Uma vantagem que inclusive pode evitar alguma frustração nos colaboradores que, quando trabalham num escritório fechado, se sentem sós e desacompanhados.

Brain storming produtivo

Num open space todos podem mais facilmente ser inseridos em conversas de trabalho como planeamento ou debate estratégico, promovendo-se assim o brainstorming e o trabalho de equipa.

Supervisão fácil

É mais fácil de supervisionar uma equipa se ela estiver numa área centralizada. Num open space os administradores, gestores e gerentes estão em constante contato com o seu pessoal. Surgindo um problema ele é mais facilmente identificado e erradicado. Menos tempo para confusão, mais tempo para a ação.

Alterações rápidas

Se o layout do escritório precisa de ser alterado, por exemplo, num open space essa tarefa pode ser feita de forma rápida e com o mínimo esforço. Pelo contrário, em escritórios com salas fechadas qualquer alteração implica um esforço financeiro e temporal mais alargado.

Desvantagens de um open space

Maior ruído

Naturalmente os espaços abertos são mais ruidosos que os espaços fechadas. Os funcionários estão todos numa grande área onde convivem com as conversas uns dos outros, sejam telefónicas sejam presenciais, música ambiente, etc, o que pode levar algumas pessoas a distraírem-se, diminuindo assim a produtividade e aumentando as hipóteses de erro.

Maior movimento

Num open space há mais movimento porque é comum que as pessoas circulem de um lado para o outro. E isso pode desconcentrar os colaboradores que estão sentados.

Maior distração

Sem paredes à volta, é provável que as pessoas mantenham os olhos errantes e se distraiam a observar ou ouvir o que os colegas fazem e dizem.

Menor segurança

A segurança é reduzida num open space porque não há portas nem fechaduras. Isso pode levar a pequenos furtos, a acesso a informações mais confidenciais, entre outros problemas.

Pouca privacidade

O grau de privacidade num open space é zero. Se precisa de telefonar a um amigo ou familiar ou mesmo conversar com um colega de trabalho sobre informação confidencial, tem de ter em mente que os outros o vão ouvir. Ou se levanta e afasta até um local mais privado para atender o telefonema ou conversar com o colega – o que em última análise implica alguma perca tempo – ou fala baixinho – e atrai ainda mais a atenção – ou reza para que os outros não estejam para perder tempo a ouvir o que está a dizer.

Do mesmo modo, é complicado receber clientes ou fornecedores com os quais precisa discutir informação que não pretende partilhar com os colegas.

Interrupções desnecessárias

A proximidade física dá a ilusão de disponibilidade do outro. Num open space as pessoas acabam por estar constantemente a interromper o fluxo de trabalho dos colegas que estão ao lado com questões que não interessam a mais ninguém ou que podem esperar, como “tu ouviste o que disse este cliente” (não, não ouviu nem lhe interessa saber) ou “olha lá o email que recebi agora” (não, não quer ver nenhum e-mail) ou “acho que o Antunes hoje está maldisposto” (não, não quer saber da disposição do Antunes e só vai levantar a cara para olhar para ele por pura curiosidade).

Comportamentos adequados num open space

Se ainda assim mantém o interesse neste modelo, saiba que para minimizar as desvantagens de trabalhar num open space, podem-se promover uma série de comportamentos adequados junto de quem trabalha no espaço aberto, tais como:

  • Evitar deixar documentos/contactos acessíveis a quem circula
  • Minimizar a exposição de objetos pessoais
  • Ser cuidadoso com as conversas: usar um vocabulário correto e não aumentar o volume de voz
  • Falar sobre certos temas referentes a clientes e projetos mais delicados numa sala de reunião
  • Evitar conversas pessoais desnecessárias ao telefone
  • Não distrair os outros colaboradores com pormenores tão simples como: deixar o telefone tocar vezes sem fim ou não o reencaminhar as chamadas quando se ausenta
  • Não atender o telefone em alta voz
  • Se possível, colocar o telefone no modo silêncio

Há, portanto, vantagens e desvantagens em optar por um open space. Estratégias e conselhos que podem minimizar os inconvenientes, mas, ainda assim, os pós e contras devem ser avaliados antes de ser tomada uma decisão. Contará sempre com apoiantes de um lado e opositores do outro.

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